Parlons franchement : relancer un client pour une facture impayée, ce n’est jamais une partie de plaisir. D’un côté, on veut être ferme et récupérer son dû. De l’autre, il est hors de question de froisser la relation commerciale avec un client précieux.
Heureusement, il existe une approche simple et efficace : un mail bien tourné, courtois mais clair, qui rappelle l’échéance tout en maintenant une bonne relation. Et croyez-moi, après plusieurs années à gérer des projets chez CrazyApp, j’ai appris à jongler entre fermeté et diplomatie pour éviter de transformer un petit retard en gros problème.
Si vous êtes dans cette situation, voici comment rédiger une relance efficace sans brusquer votre interlocuteur.
Table des matières
Quand et comment relancer une facture impayée ?
Avant d’envoyer un mail de relance, posons-nous une question essentielle : le retard est-il anormal ?
Car oui, tout le monde peut oublier une facture, et un retard de quelques jours ne signifie pas forcément un problème. En revanche, si l’échéance est dépassée de plus d’une semaine, mieux vaut réagir rapidement.
Voici un calendrier type de relance pour éviter d’attendre trop longtemps :
| Moment | Type de relance | Objectif |
|---|---|---|
| 1-2 jours après l’échéance | Mail courtois (1ʳᵉ relance) | Vérifier si c’est un simple oubli |
| 1 semaine après l’échéance | Mail plus ferme (2ᵉ relance) | Obtenir un retour clair sur la situation |
| 2 semaines après l’échéance | Appel téléphonique | Comprendre les raisons du retard et négocier une solution |
| 3-4 semaines après | Mise en demeure | Dernier avertissement avant action légale |
Bien sûr, chaque situation est unique. Si vous connaissez bien votre client, ajustez le ton et le timing en fonction de votre relation commerciale.
Exemple de mail de relance – 1ʳᵉ relance courtoise
Quand une facture est en retard de quelques jours, restez poli et bienveillant. Souvent, un simple rappel suffit.
📩 Objet : Petit rappel – Facture [Numéro] en attente de règlement
Bonjour [Prénom],
J’espère que vous allez bien. Je me permets de vous contacter concernant la facture n°[XXX] d’un montant de [XXX] €, émise le [date] et qui était due le [date d’échéance].
Il arrive que certaines factures passent sous le radar. C’est pourquoi je voulais simplement m’assurer que celle-ci vous est bien parvenue.
Vous trouverez en pièce jointe une copie pour référence. Si le règlement a déjà été effectué, n’hésitez pas à ignorer ce message. Dans le cas contraire, pouvez-vous me confirmer la date prévue pour le paiement ?
Merci d’avance et au plaisir de vous lire !
[Votre Nom]
[Votre entreprise]
[Votre contact]
💡 Pourquoi ça fonctionne ?
- Tonalité amicale et professionnelle
- Aucune accusation, juste un rappel
- Invitation à répondre sans pression
Exemple de mail de relance – 2ᵉ relance (plus ferme mais toujours courtois)
Si aucune réponse après une semaine, il faut monter d’un cran en restant diplomate.
📩 Objet : Relance – Facture [Numéro] en attente de paiement
Bonjour [Prénom],
Nous avons constaté que la facture n°[XXX], d’un montant de [XXX] €, reste en attente de règlement depuis le [date d’échéance].
Nous comprenons que des imprévus peuvent survenir. Toutefois, afin d’éviter toute complication, nous vous serions reconnaissants de nous indiquer une date de règlement ou les éventuelles difficultés rencontrées.
Nous restons bien sûr à votre disposition pour en discuter si nécessaire.
Dans l’attente de votre retour,
[Votre Nom]
[Votre entreprise]
💡 Pourquoi c’est efficace ?
- Le ton est plus direct, mais sans agressivité
- On invite à une discussion au lieu d’imposer un ultimatum
- On met une légère pression en mentionnant les conséquences possibles
Et si le client ne répond toujours pas ?
À ce stade, si le silence persiste, l’appel téléphonique est votre meilleur allié. Rien ne vaut une discussion de vive voix pour débloquer une situation.
Si malgré cela, aucun règlement n’arrive sous 3 à 4 semaines, passez à l’étape supérieure : une mise en demeure officielle.
📩 Objet : Dernière relance avant procédure – Facture [Numéro]
Bonjour [Prénom],
Malgré nos précédentes relances, la facture n°[XXX] d’un montant de [XXX] €, émise le [date], reste impayée à ce jour.
Sauf erreur de notre part, ce retard ne semble pas avoir été régularisé. Sans réponse sous 48h, nous serons contraints d’entamer les démarches nécessaires pour récupérer ce montant.
Nous espérons sincèrement ne pas en arriver là et restons disponibles pour échanger à ce sujet.
Dans l’attente de votre retour,
[Votre Nom]
[Votre entreprise]
💡 Pourquoi ça marche ?
- On met un ultimatum clair (48h)
- On montre qu’on est prêt à agir
- Mais on laisse une porte ouverte à la discussion
Gérer les réponses des clients
Parfois, un client ne répond pas juste parce qu’il est débordé. D’autres fois, il y a une véritable difficulté financière. Voici comment réagir en fonction des réponses :
| Réponse du client | Action à entreprendre |
|---|---|
| « Désolé, on a oublié, on règle cette semaine ! » | Demander une confirmation écrite et suivre le paiement |
| « On a un souci de trésorerie… » | Proposer un échelonnement du paiement |
| Pas de réponse malgré les relances | Envoyer une mise en demeure et envisager une procédure |
FAQ
1. À partir de combien de jours de retard faut-il relancer ?
Dès J+1 après la date d’échéance, mais avec courtoisie. Si le retard dépasse une semaine, on peut envoyer un second mail plus ferme.
2. Comment éviter d’en arriver aux relances ?
- Toujours préciser clairement les délais de paiement
- Demander un acompte pour les gros montants
- Éviter les délais trop longs (privilégiez 30 jours max)
3. Que faire si un client est de mauvaise foi ?
Si malgré les relances, le client joue la montre ou trouve toujours des excuses, faites appel à un médiateur ou entamez une procédure de recouvrement.
4. Faut-il inclure les pénalités de retard dans les relances ?
Oui, mais plutôt dans les derniers mails si la situation ne se débloque pas. Cela montre que vous êtes sérieux sans être agressif dès le départ.
5. Comment rendre le paiement plus rapide ?
- Proposez plusieurs modes de paiement (virement, carte, prélèvement SEPA)
- Envoyez une facture claire et bien détaillée
- Rappelez à l’avance les échéances aux clients habituels
Gérer les factures impayées est une épreuve pour n’importe quelle entreprise, mais avec une approche professionnelle et structurée, vous maximiserez vos chances d’obtenir un règlement sans tension. La clé ? De la clarté, de la courtoisie et un bon suivi.